Die passende Rechnungssoftware auswählen

K leine Unternehmen oder Ein-Personen-Unternehmen (EPUs) kennen das Problem: Wie gestalte ich meine Rechnungen so, dass alle nötigen Informationen darauf enthalten sind und ich nicht immer wieder alles neu eingeben muss? Hier hilft eine Rechnungssoftware, die nicht nur eine übersichtliche Kundendatenbank, sondern auch optisch ansprechende Rechnungen erstellt. Automatisch, auf Knopfdruck. Sie brauchen nur Datum, Empfänger und die Leistung anzupassen.

Welche Rechnungssoftware passt zu mir?

Es gibt keine Vorschriften wie eine Rechnung aussehen muss, solange sie alle notwendigen Angaben enthält. Zu den Pflichtangaben gehören: Datum, Empfänger, ausgewiesene Steuer (oder Steuerbefreiung bei Kleinunternehmen), die Leistung, eine fortlaufende Nummer, die Steuernummer des Ausstellers, der Nettobetrag und das Lieferdatum. Prinzipiell können Rechnungen auch per Hand oder mit einer Word- oder Excel Datei erstellt werden. Einfacher geht es aber mit einem Programm, das schon ab fünf Euro pro Monat zu haben ist. Das Programm Faktura ist ab zehn Euro im Monat erhältlich. Viele Anbieter gewähren auch ein gratis Testmonat. Rechnungssoftware ist online oder offline verfügbar. Bei einem Online-Rechnungsprogramm sind Ihre Daten nicht auf einem bestimmten Gerät gespeichert. Sie können von überall aus darauf zugreifen. Bei der Auswahl gilt folgende Faustregel:

• Großes Unternehmen mit Pflicht zur doppelten Buchführung: Komplexe Buchhaltungssoftware mit integriertem Rechnungsprogramm.
• Kleines Unternehmen oder Selbständige: Einfache und intuitiv zu bedienende Onlinelösungen wie zum Beispiel von Faktura.

Weitere Ansprüche an meine Rechnungssoftware

Ein weiterer Nutzen ist das einfache Umwandeln eines Angebots in eine Rechnung. Meist stimmen Angebote mit der tatsächlich erbrachten Leistung überein. Mit wenigen Klicks können Sie Ihr Angebot in eine Rechnung umwandeln. Die Kundenadresse bleibt ja die gleiche. Das kann fast jede Rechnungssoftware. Die Unterschiede liegen im Design, in der individuellen Anpassung, ob die Rechnung in einer anderen Sprache ausgestellt werden kann, ob eine doppelte Buchführung möglich ist oder ob eine automatische Jahresbilanz erstellt wird. Auch eine einfache Stornofunktion ist nicht zu unterschätzen. Schließlich kann sich der Fehlerteufel immer einschleichen. Programme wie Faktura haben eine Zahlungsfunktion, bei der Sie bereits erhaltene Zahlungen einfach eintragen können. Die Rechnungssoftware kann auch unbezahlte Rechnungen in eine Mahnung umwandeln.