Personaleinsatzplanung: Fünf häufige Fehler

Über- oder Unterbesetzung im Unternehmen führt zu Unzufriedenheit unter den Mitarbeitern und birgt auch Nachteile für den gesamten Betrieb. Diese häufige Unkenntnis über den genauen Personalbedarf zieht eine Reihe von Fehlern in der Personaleinsatzplanung mit sich.

Schlechte Planung bringt Nachteile

Der Personalbedarf ist ein wichtiger Faktor für Unternehmen – egal ob kleiner Betrieb oder riesiger Großkonzern. Doch viele Unternehmen haben häufig Unkenntnis über ihren Personalbedarf oder schätzen den Bedarf an Mitarbeitern falsch ein.

Bei Firmen, denen es finanziell gut geht, führt dies oft zu einer Anpassung, die sich an Bedarfsspitzen orientiert. Eine Überbesetzung ist die Folge. Bei Unternehmen, die nur niedrige Margen erwirtschaften, wird die Kapazität oft zu niedrig bemessen, was mittelfristig zu einer Überlastung der Mitarbeiter führt.

In beiden Fällen entstehen Nachteile: Unzufriedenheit bei Mitarbeiter und Kunden sowie eine höhere Kranken- und Fluktuationsquote. Daher ist die realitätsnahe Prognose des Mitarbeiterbedarfs sehr wichtig. Heutzutage gibt es Softwaremodule für die Personaleinsatzplanung, die sich in den HR-Bereich von Unternehmen einfügen können und eine gute Hilfestellung bei dem Problem des Mitarbeiterbedarfs geben.

Das sind fünf häufige Fehler bei der Personaleinsatzplanung mit anschließenden Tipps für eine effektive und bedarfsgerechte Mitarbeiterplanung:

Fehler 1: Verlauf des Personalbedarfs über einen Zeitraum nicht beachtet

Für die richtige Kenntnis des Personalbedarfs müssen mehrere Faktoren beachtet werden. Die reinen Arbeitsstunden, die benötigt werden, um die Aufgaben des Unternehmens zu bewältigen, reichen allein nicht aus. So würde bei einer Prognose mit der Anzahl an Vollzeitäquivalenten nicht der Personalbedarf im Laufe der Zeit beachtet. Denn dieser kann innerhalb eines Jahres, einer Woche oder eines Tages stark schwanken. Die Abweichungen sind daher für die richtige Kenntnis des Personalbedarfs unerlässlich und Grundlage für eine bedarfsorientierte Personaleinsatzplanung. Für Planungszwecke ist auch die Prognosequalität für die verschiedenen zeitlichen Intervalle essentiell.

Fehler 2: Prozess der Planung nicht korrekt geregelt

Wer plant, wann welche Mitarbeiter auf welchem Arbeitsplatz benötigt werden? Werden zudem die Wünsche der Mitarbeiter integriert und beachtet? Nach welchen Kriterien soll die Einsatzplanung im Unternehmen oder bei Projekten erfolgen? Häufig ist der unklare Prozess der Personaleinsatzplanung eine große Fehlerquelle. Klare Regelungen helfen dabei, das Personal sinnvoll und bedarfsgerecht einzuplanen.

Fehler 3: Starre Arbeitszeitvereinbarungen und wenig Flexibilität

Unklare Einsatzplanungsprozesse in Kombination mit starren Arbeitszeitvereinbarungen führen zu kurzfristigen Zusatzschichten. Unter Mitarbeitern kann es daher schnell durch Ungleichbehandlungen zu Ärger kommen. Geregelte Flexibilität der Arbeitszeiten ist dabei wichtig und für das Überleben von Unternehmen notwendig.

Fehler 4: Orientierung an ungeeigneten Kenngrößen

Teils wird der Bedarf mittels ungeeigneter Größen geschätzt. Beispielsweise kann das die einseitige Ausrichtung an Mitarbeiterwünschen sein. Ist nicht bekannt, wie viele Mitarbeiter benötigt werden, ist es schwer, Urlaubswünsche einzuplanen. Sind zu viele Mitarbeiter abwesend, sind die verbliebenen Kollegen schnell überlastet. Grundsätzlich ist die Berücksichtigung von Mitarbeiterwünschen im Unternehmen von Vorteil, allerdings können Sie bei einer weniger bedarfsorientierten Planung für diese kontraproduktiv werden. Daher ist zunächst die Analyse der Vergangenheit wichtig, damit bei der zukünftigen Prognose passende Unternehmensgrößen gewählt werden können.

Fehler 5: Fehlende Kontrolle der Einsatzplanung

Für die realitätsnahe Prognose der Einsatzplanung sollte überprüft werden, ob diese auch qualitativ gut ist. Durch ein Controlling auf Basis von geeigneten Kennzahlen kann sie überprüft und nach Bedarf angepasst werden. Objektive Kennzahlen sind wichtig, da der subjektive Eindruck bei dem Kapazitätsbedarf trügen kann. Eine Überbesetzung mit einer mitarbeiterorientierten Vergabe von Urlaub und Freizeit wird so schnell als Unterbesetzung wahrgenommen.

Fazit: Für eine Prognose zunächst an der Vergangenheit orientieren

Diese fünf Fehler führen häufig zu einer nicht bedarfsgerechten Personaleinsatzplanung. Um diese zu optimieren, empfiehlt sich eine systematische Vergangenheitsanalyse. Dabei werden Datenpunkte und Statistiken aus den vorherigen Jahren des Unternehmens analysiert. Danach wird versucht durch eine intelligente Verknüpfung von Faktoren und Zusammenhängen das Bild aus der Vergangenheit auf die Zukunft zu übertragen. Dabei müssen jährliche Faktoren wie Feiertage, Ferienwochen und andere Beeinflussungen beachtet werden. Sonderbelastungen, die sich vermutlich nicht wiederholen, müssen bereinigt werden.

Aufgrund der vielen Einflussfaktoren ist eine Softwarelösung für die Einsatzplanung sinnvoll, da Unmengen an Datenpunkten anfallen. Eine transparente Prognose beruht dabei auf der fundierten Softwareauswahl. Durch die ausführliche Vergangenheitsanalyse lässt sich so der geplante Bedarf an Mitarbeitern relativ nah am echten Arbeitspensum einschätzen. Durch die häufigen Fehlerquellen kann so in fast allen Unternehmen die Personaleinsatzplanung optimiert und Nachteile für den Betrieb und Mitarbeiter minimiert werden.